Formas de Tratamento e Endereçamento

Umas das características do estilo da correspondência oficial e empresarial é a polidez, entendida como o ajustamento da expressão às normas de educação ou cortesia.

A polidez se manifesta no emprego de fórmulas de cortesia ("Tenho a honra de encaminhar" e não, simplesmente, "Encaminho..."; "Tomo a liberdade de sugerir..." em vez de, simplesmente, "Sugiro..."); no cuidado de evitar frases agressivas ou ásperas (até uma carta de cobrança pode ter seu tom amenizado, fazendo-se menção, por exemplo, a um possível esquecimento...); no emprego adequado das formas de tratamento, dispensando sempre atenção respeitosa a superiores, colegas e subalternos.

No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa. 

Veja o quadro a seguir, que

agrupa as autoridades em universitárias, judiciárias, militares, eclesiásticas, monárquicas e civis;
apresenta os cargos e as respectivas fórmulas de tratamento (por extenso, abreviatura singular e plural);
indica o vocativo correspondente e a forma de endereçamento.

Autoridades Universitárias

Cargo ou Função	Por Extenso	Abreviatura Singular	Abreviatura Plural	Vocativo	Endereçamento
Reitores	Vossa Magnificência ou Vossa Excelência	V. Mag.ª ou V. Maga. V. Exa. ou V. Ex.ª	V. Mag.asou V. Magas. ou V.Ex.as ou V.Exas.	Magnífico Reitor ou Excelentíssimo Senhor Reitor	Ao Magnífico Reitor ou Ao Excelentíssimo Senhor Reitor Nome Cargo Endereço
Vice-Reitores	Vossa Excelência	V.Ex.ª, ou V.Exa.	V.Ex.as ou V. Exas.	Excelentíssimo Senhor Vice-Reitor	Ao Excelentíssimo Senhor Vice-Reitor Nome Cargo Endereço
Assessores Pró-Reitores Diretores Coord. de Departamento	Vossa Senhoria	V.S.ª ou V.Sa.	V.S.as ou V.Sas.	Senhor + cargo	Ao Senhor Nome Cargo Endereço

Autoridades Judiciárias

Cargo ou Função	Por Extenso	Abreviatura Singular	Abreviatura Plural	Vocativo	Endereçamento
Auditores Curadores Defensores Públicos Desembargadores Membros de Tribunais Presidentes de Tribunais Procuradores Promotores	Vossa Excelência	V.Ex.ª ou V. Exa.	V.Ex.as ou V. Exas.	Excelentíssimo Senhor + cargo	Ao Excelentíssimo Senhor Nome Cargo Endereço
Juízes de Direito	Meritíssimo Juiz ou Vossa Excelência	M.Juiz ou V.Ex.ª, V. Exas.	V.Ex.as	Meritíssimo Senhor Juiz ou Excelentíssimo Senhor Juiz	Ao Meritíssimo Senhor Juiz ou Ao Excelentíssimo Senhor Juiz Nome Cargo Endereço

Autoridades Militares

Cargo ou Função	Por Extenso	Abreviatura Singular	Abreviatura Plural	Vocativo	Endereçamento
Oficiais Generais (até Coronéis)	Vossa Excelência	V.Ex.ª ou V. Exa.	V.Ex.as, ou V. Exas.	Excelentíssimo Senhor	Ao Excelentíssimo Senhor Nome Cargo Endereço
Outras Patentes	Vossa Senhoria	V.S.ª ou V. Sa.	V.S.as ou V. Sas.	Senhor + patente	Ao Senhor Nome Cargo Endereço

Autoridades Eclesiásticas

Cargo ou Função	Por Extenso	Abreviatura Singular	Abreviatura Plural	Vocativo	Endereçamento
Arcebispos	Vossa Excelência Reverendíssima	V.Ex.ª Rev.maou V. Exa. Revma.	V.Ex.asRev.mas ou V. Exas. Revmas.	Excelentíssimo Reverendíssimo	A Sua Excelência Reverendíssima Nome Cargo Endereço
Bispos	Vossa Excelência Reverendíssima	V.Ex.ª Rev.maou V. Exa. Revma.	V.Ex.asRev.mas ou V. Exas. Revmas.	Excelentíssimo Reverendíssimo	A Sua Excelência Reverendíssima Nome Cargo Endereço
Cardeais	Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima	V.Em.ª, V. Ema. ou V.Em.ª Rev.ma, V. Ema. Revma.	V.Em.as, V. Emas. ou V.EmasRev.mas ou V. Emas. Revmas.	Eminentíssimo Reverendíssimo ou Eminentíssimo Senhor Cardeal	A Sua Eminência Reverendíssima Nome Cargo Endereço
Cônegos	Vossa Reverendíssima	V. Rev.ma ou V. Revma.	V. Rev.mas V. Revmas.	Reverendíssimo Cônego	Ao Reverendíssimo Cônego Nome Cargo Endereço
Frades	Vossa Reverendíssima	V. Rev.ma ou V. Revma.	V. Rev.mas ou V. Revmas.	Reverendíssimo Frade	Ao Reverendíssimo Frade Nome Cargo Endereço
Freiras	Vossa Reverendíssima	V. Rev.ma ou V. Revma.	V. Rev.mas ou V. Revmas.	Reverendíssimo Irmã	A Reverendíssima Irmã Nome Cargo Endereço
Monsenhores	Vossa Reverendíssima	V. Rev.ma ou V. Revma.	V. Rev.mas ou V. Revmas.	Reverendíssimo Monsenhor	Ao Reverendíssimo Monsenhor Nome Cargo Endereço
Papa	Vossa Santidade	V.S.	-	Santíssimo Padre	A Sua Santidade o Papa
Sacerdotes em geral e pastores	Vossa Reverendíssima	V. Rev.ma ou V. Revma.	V. Rev.mas ou V. Revmas.	Reverendo Padre / Pastor	Ao Reverendíssimo Padre / Pastor ou Ao Reverendo Padre / Pastor Nome Cargo Endereço

Autoridades Monárquicas

Cargo ou Função	Por Extenso	Abreviatura Singular	Abreviatura Plural	Vocativo	Endereçamento
Arquiduques	Vossa Alteza	V.A.	VV. AA.	Sereníssimo + Título	A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereço
Duques	Vossa Alteza	V.A.	VV. AA.	Sereníssimo + Título	A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereço
Imperadores	Vossa Majestade	V.M.	VV. MM.	Majestade	A Sua Majestade Nome Cargo Endereço
Príncipes	Vossa Alteza	V.A.	VV. AA.	Sereníssimo + Título	A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereço
Reis	Vossa Majestade	V.M.	VV. MM.	Majestade	A Sua Majestade Nome Cargo Endereço

Autoridades Civis

Cargo ou Função	Por Extenso	Abreviatura Singular	Abreviatura Plural	Vocativo	Endereçamento
Chefe da Casa Civil e da Casa Militar Cônsules Deputados Embaixadores Governadores Ministros de Estado Prefeitos Presidentes da República Secretários de Estado Senadores Vice-Presidentes de Repúblicas	Vossa Excelência	V.Ex.ª ou V. Exa.	V.Ex.as ou V. Exas.	Excelentíssimo Senhor + Cargo	Ao Excelentíssimo Senhor Nome Cargo Endereço
Demais autoridades não contempladas com tratamento específico	Vossa Senhoria	V.S.ª ou V. Sa.	V.S.as ou V. Sas.	Senhor + Cargo	Ao Senhor Nome Cargo Endereço

Saiba Mais

Concordância com os pronomes de tratamento
Concordância de gênero 
Com as formas de tratamento, faz-se a concordância com o sexo das pessoas a que se referem:

Vossa Senhoria está sendo convidado (homem) a assistir ao III Seminário da FALE.
Vossa Excelência será informada (mulher) a respeito das conclusões do III Seminário da FALE.
Concordância de pessoa
Embora tenham a palavra "Vossa" na expressão, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa:

Vossa Excelência solicitou...
Vossa Senhoria informou...
Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los...

A pessoa do emissor

O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de modéstia). Não pode, no entanto, misturar as duas opções ao longo do texto:

Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelência...
Temos a honra de comunicar a Vossa Excelência...
Cabe-me ainda esclarecer aVossa Excelência...
Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelência...

Emprego de Vossa (Excelência, Senhoria, etc.) Sua (Excelência, Senhoria, etc.)

Vossa (Excelência, Senhoria, etc.), é tratamento direto - usa-se para dirigir-se a pessoacom quem se fala, ou a quem se dirige a correspondência (equivale a você):
Na expectativa do atendimento do que acaba de ser solicitado, apresento a Vossa Senhoria nossas atenciosas saudações.

Sua (Excelência, Senhoria, etc.): em relação à pessoa de quem se fala (equivale a ele fala):
Na abertura do Seminário, Sua Excelência o Senhor Reitor da PUCRS falou sobre o Plano Estratégico.

Abreviatura das formas de tratamento

A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferência, sendo de rigor em correspondência dirigida ao Presidente da República. Fique claro, no entanto, que qualquer forma de tratamento pode ser escrita por extenso, independentemente do cargo ocupado pelo destinatário.

Vossa Magnificência

É assim que manuais mais antigos de redação ensinam a tratar os reitores de universidades. Uma forma muito cerimoniosa, empolada, difícil de escrever e pronunciar, e em desuso. Já não existe hoje em dia distanciamento tão grande entre a pessoa do reitor e o corpo docente e discente. É, pois, perfeitamente aceita hoje em dia a fórmula >Vossa Excelência (V. Exa.). A invocação pode ser simplesmente Senhor Reitor, Excelentíssimo Senhor Reitor.

Fonte:  http://www.pucrs.br/manualred/tratamento.php